Toda empresa tem seu estoque e depende totalmente dele, até mesmo as empresas prestadoras de serviço, que precisam ter produtos em estoque para serem utilizados durante os serviços prestados. O gerenciamento incorreto do estoque pode gerar prejuízos e dores de cabeça com o seu cliente. Assim, vejamos a seguir como evitar esses problemas e ter uma perfeita organização do estoque.
Estoque é dinheiro investido, porem é dinheiro parado. Mesmo sendo um ativo para sua empresa e tendo o seu valor – futuramente – ele não está te gerando lucros e nem receitas (a ideia é que vá gerar futuramente), somente gastos com a sua manutenção. Assim, para que se possa reduzir os gastos um bom gerenciamento de processos que administra o seu estoque é fundamental, não importando se os estoque são de matérias-primas, materiais de consumo, projetos em andamento ou, ainda, de produtos acabados. É necessário ter um planejamento empresarial, recomendamos a leitura do post – 5 Passos para ter um planejamento perfeito.
O ideal para todo estoque é trabalhar em formato de “just in time”, no qual não existe um estoque permanente, somente quando há entrega do fornecedor na hora da venda ou do uso do item em produção, porém, utilizar de um formato assim exige um gerenciamento sistemático e um fornecedor muito confiável. Esse formato de trabalho, just in time, é muito utilizado por portais de e-commerce, onde por muitas das vezes o produto sai do fornecedor direto para o cliente final, sem passar por você.
Quando inicia-se um negócio – para começar com o pé direito, leia o artigo 8 Erros que quase todo empreendedor comete ao começar um negócio – ou quando abre-se mais um estoque, o primeiro passo é classificar os itens de forma a separar os de maior impacto na produção, seja financeiramente ou de um fluxo de produção, mantendo sempre maior atenção para os itens que representam em termos financeiros ou que podem parar a sua produção.
Também é de extrema importância desenvolver um plano de armazenamento e de tarefas. Desmarcar as áreas de tráfego, áreas de determinados produtos, sempre pensando nas recomendações de armazenamento e também na facilidade de acesso. Uma dica é que fica mais fácil identificar os produtos com maior giro e colocá-los na parte da frente do estoque ou em locais de fácil reposição, e os itens sazonais e com um volume menor podem ficar na parte de trás do estoque.
Ter uma rotina de processos para gerenciar qualquer departamento da sua empresa é imprescindível para uma boa administração, dentro do estoque não é diferente. Uma rotina de atualização das ferramentas de controle é fundamental para um estoque bem controlado. Sempre quando um produto for vendido é preciso atualizar a sua ferramenta com a baixa do produto.
Também há necessidade de um ponto de reposição, onde considera-se o consumo do item durante o prazo de entrega que o seu fornecedor leva e o estoque de segurança – estoque mínimo para emergências com riscos ao fornecimento e à variação de demanda – somando o estoque de segurança com o consumo durante o prazo de pedido de compra no fornecedor até a sua entrega, desta forma, encontramos o volume indicado para um novo pedido.
Quando realizado um novo pedido, deve ser respeitado o volume indicado pela fórmula acima, mas também pode ser maior, levando em consideração os riscos de mercado. Para uma compra assim, implica-se ter uma disponibilidade financeira, um espaço físico disponível para o volume comprado, não ter risco de vencimento ou deterioração e também não aumentar o custo de seguro e nem risco de desperdício.
Para se calcular o impacto financeiro da compra, deve-se multiplicar o valor pago ao fornecedor pelo custo financeiro (custo que inclui banco, financeiras etc.) entre a data do pagamento e a data do recebimento do cliente – sobre inadimplência leia Como evitar a inadimplência e fazer o seu caixa crescer, este é o custo de deixar dinheiro parado.
Faça o saneamento do seu estoque
Quando identificar produtos que estão sobrando ou que já não são mais comercializáveis, retire-os do estoque. Essa identificação deverá acontecer quando for realizado o inventário do seu estoque. Para não perder o valor investido nos produtos que deverão ser do estoque, faça uma promoção, com liquidação e desconto.
Ter espaço livre em seu estoque é essencial para que você tenha capacidade de produção e venda
Quando for realizar o inventário, não é necessário tirar um dia somente para realizar essa tarefa, uma boa dica é criar uma rotina diária de contagem de alguns produtos, intercalando-os durante a semana. Desta forma, você mantém a contagem do seu estoque sempre atualizada e sem perder tempo, um exemplo: sua loja tem 500 produtos e você quer realizar a contagem duas vezes na semana. Deverá apenas contar 50 produtos toda segunda e sexta-feira, assim, seu estoque ficará sempre atualizado e conferido com a sua ferramenta de controle.
Vendi o meu estoque e agora?
Como falamos no início do texto, produto parado é dinheiro parado e, dinheiro parado é fluxo de caixa comprometido. Quando percebermos isso , é necessário ser colocado os produtos mais antigos em liquidação. mas com isso vamos perder dinheiro? Ou vamos deixar de ganhar? – Sobre composição do preço de um produto, recomenda-se ler Como formar o meu preço de venda de uma maneira que não tenha prejuízo?
Uma forma de não perder ganho é unificar um produto que esta tendo saída com um produto que precisa ter a sangria, um exemplo: Um mercado tem muito sal grosso parado precisando sair e tem uma grande saída de cervejas, logo por que não criar um Kit churrasco? Colocando um pouco de carne, O SAL, cervejas e mais alguns itens, assim a sua perda no sal será diluída entre os outros itens diminuindo assim o seu prejuízo.
Físico Vs Virtual
Como gerenciar o meu estoque quando tenho uma loja física e uma loja virtual? Esta é uma dúvida que vários empreendedores tem quando empreende em duas áreas. Uma boa maneira de trabalhar assim é ter um estoque único e bem organizado, quando dividir o estoque esta praticamente dobrando o seu custo e podendo assim inviabilizar o e-commerce. A saída para estes casos é ter um controle preciso das demandas das suas frentes de venda e mantendo um inventário perfeito.
Recomendamos utilizar a mesma ferramenta de controle da loja física para a loja virtual, de uma forma integrada para que seu controle seja realmente eficaz.
Ferramenta de Controle de Estoque
Sabemos que controlar o estoque no caderno é algo impossível, então para isso sempre recomenda-se utilizar uma ferramenta onde possa te trazer informações e dados para que, facilite a sua vida e não fique precisando fazer contas (que nunca faz) para realizar algum pedido ou projetar alguma ação de promoção. A utilização de uma planilha já é melhor que utilizar o caderno, porém, na planilha não tem a performasse necessária para uma administração ágil e ideal, pois sempre recomendamos um sistema de gestão que irá fazer as integrações necessárias, gerir os dados, te alertar e outras ações que somente algo automatizado consegueria fazer.
Em questão do sistema de gestão, GestorIdeal sai na frente com um controle de estoque totalmente fácil e moldável para o seu negócio, traz às principais informações e te ajuda a manter o seu estoque saudável e dando lucro à você.
