Quando emitimos documentos fiscais, passamos a nos relacionar frequentemente com esses dois termos. Afinal, o que significa cada uma? Quais as diferenças? Nota Fiscal não é apenas Nota Fiscal?

Quando nós somos apenas consumidores, a Nota Fiscal nada mais é que aquele papel que nos é entregue quando compramos algo, onde está escrito cupom fiscal ou então aquele documento em folha A4, onde tem a relação dos produtos que compramos.

Antigamente, a emissão de Notas Fiscais era realizada de maneira mais analógica, por meio de talões confeccionados, após a autorização da SEFAZ, esse documento torna-se a chamada Autorização de Impressão de Documento Fiscal (AIDF). Nessa época, a agilidade da emissão da Nota Fiscal dependia apenas da velocidade de escrita da pessoa responsável pela emissão, e caso a mesma errasse ou rasurasse qualquer parte da Nota, o documento era invalidado, perdia-se o número. Agora imagine, você emitindo uma Nota Fiscal de 5 vias e errando no final. O estoque não podia ficar sem talão de notas, caso acabasse o talão, a empresa não poderia mais emitir Nota até novo talão.

Com a entrada da Nota Fiscal Eletrônica, o processo ficou mais fácil e mais rápido, porém, com isso vieram mais obrigações, mais fiscalizações e também nomenclaturas, como a DANFE e o XML. A Nota Fiscal Eletrônica é parte do projeto SPED, que tem como objetivo digitalizar a área fiscal das empresas e do governo.

Após o SPED, o AIDF deixou de ser necessário, sendo substituído pelo Certificado Digital, que tem como finalidade garantir a sua identidade na hora de emitir algum documento ou acessar algum site. A Nota Fiscal passou a ter representação gráfica e a representação digital, a DANFE e o XML.

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O que é um arquivo XML?

XML vem do inglês “eXtensible Markup Language”, que se resume em uma linguagem de computador que cria um arquivo com seções e dados bem definidos e padronizados. Isso facilita na interpretação por parte de qualquer sistema e até mesmo por um humano que saiba ler o conteúdo do arquivo.

Quando emitimos uma Nota Fiscal, as informações da operação devem ser enviadas para a SEFAZ de uma maneira padronizada, por isso o uso do arquivo XML para o envio. Em outras palavras, a sua Nota é encaminhada para autorização da SEFAZ em formato XML, onde, junto do seu Certificado Digital, será validada e gerada uma chave. Após isso, essa chave é inserida em seu XML e devolvido a você, gerando assim, sua Nota Fiscal.

Resumidamente, o XML é a sua Nota Fiscal em versão eletrônica.

Quais informações estão no XML?

As informações contidas no XML da Nota, são basicamente as mesmas que estão na DANFE:

• Dados do emissor da Nota e de seu destinatário, como nome, CNPJ/CPF, endereço completo e outras informações;
• Quantidade, descrição, código de barras, Gtin e as informações tributárias como NCM, CSOSN, CST e etc;
• Informações sobre o transporte e frete da mercadoria;
• Informações sobre a cobrança e forma de pagamento.

O que é a DANFE?

Como já vimos que o autorizado pela SEFAZ é o arquivo XML, logo este arquivo é o que realmente tem validade fiscal, mas para nós humanos não é simples saber as informações contidas no arquivo XML, então precisamos ter um espelho do arquivo em um formato físico, para que possamos acompanhar fisicamente as mercadorias e esse espelho chama-se Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica – DANFE, que reproduz fielmente os dados e informações contidas no arquivo XML.

A emissão da DANFE é obrigatório quando houver o transporte da mercadoria ou se o destinatário não é contribuinte credenciado para a emissão de documentos fiscais, ou seja, se o destinatário for pessoa física.

Após impresso o DANFE, eu posso guardá-lo e excluir o XML?

Não! O DANFE não substitui o arquivo XML, ele é apenas um espelho do arquivo, logo o que realmente importa é o XML. No DANFE, é encontrada a chave de acesso da nota fiscal, a qual permite que você confirme a existência e a validade da mesma. Essa consulta pode ser realizada no site da Receita Federal ou no site da SEFAZ.

Mas se o DANFE não substitui o arquivo XML, como eu faço para guardar minhas Notas? Utilizando um Emissor de Nota Fiscal, como o GestorIdeal! Ele armazena seu arquivo XML e deixa disponível para acesso quando e onde você precisar, segurança; praticidade e preço justo.